Mise en place d'un locataire : check-list du propriétaire

Bonjour à tous,

Je me permets de mettre une check-list mise à jour car il y a eu beaucoup de changements depuis la dernière check-list de Vauban sur le forum qui date de 2013 (merci à lui). D’ailleurs, ma check-list reprend un certain nombre de ses écrits. Rappel de son post initial :

https://www.investisseurs-heureux.fr/t5056

Je vous laisse me faire des remarques et je ferai les corrections au fur et à mesure, le but étant que l’on profite tous de cette check-list !

Vérifier que les diagnostics que vous avez sont à jour et si besoin, prendre rdv avec le diagnostiqueur entre deux visites.

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MAJ 01/07/2021 :

- DPE réalisés entre le 1er janvier 2013 et le 31 décembre 2017 : date de validité au 31 décembre 2022
- DPE réalisés entre le 1er janvier 2018 et le 30 juin 2021 : date de validité au 31 décembre 2024

Dès 2022, tout logement mis en vente ou en location avec un DPE de classe F ou G devra effectuer en plus un audit énergétique.

Dès 2023, un logement classé G ne pourra plus être loué.
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>>> Rédaction et dépôt de l’annonce

- Rédiger une annonce la plus claire et précise possible avec photos de qualité (obligatoire). Le fait d’être clair et précis évite que vous ayez des demandes inutiles et que vous perdiez du temps. Leboncoin est le site de référence pour ce type d’annonce.

Exemple d’annonce :

Moi-même a écrit :

Titre : T2 meublé + Terrasse – Av Nom De La Rue

Annonce :

Secteur « Quartier » - Adresse complète

- Libre tout de suite
- Pas de frais d’agence
- Entièrement rénové du sol au plafond
- 5ème et dernier étage avec ascenseur, dans une résidence calme et sécurisée
- Très lumineux - Traversant Sud/Nord
- Grande terrasse de 15m² au sud (coté séjour)
- Grande pièce de vie de 14m² avec cuisine ouverte
- Cuisine neuve entièrement équipée de produits neufs (plaque induction Sauter, combiné four/lave-vaisselle Bosch, réfrigérateur Samsung, lave-linge Indesit, hotte Hotpoint Ariston,, micro-ondes Samsung), et nombreux rangements
- Petite chambre avec lit double, et grand placard avec étagères et portes miroir coulissantes
- Salle de bain avec douche, WC suspendu et nombreux rangements
- Radiateurs neufs à inertie sèche (pierre granit), avec thermostat réglable
- Décoration scandinave moderne
- Entièrement meublé (lit, canapé, électroménager, vaisselle, casseroles, ustensiles, couette, draps, décoration, etc.)
- Cave individuelle au sous-sol et garage à vélo collectif
- Prix du stationnement de voiture pour les résidents : X euros
- Possibilité de louer une place de parking fermé à coté de l’immeuble

Situation idéale :

- A coté du parc Truc muche et de l’hypercentre
- Tramway à 50 mètres – Arrêt Bidule
- Supermarché Carrefour market au pied de l’immeuble

Loyer : X euros charges comprises (X euros + X euros de provisions pour charges).

Les charges incluent l’entretien de l’immeuble et de l’ascenseur.

Premier contact par email svp. Je dispose d’autres photos sur demande.

Condition de revenus locataire ou garant : X euros net par mois minimum. Un garant est nécessaire.

- Donner uniquement la possibilité d’être contacté par email (pour faire un premier filtre et ne pas recevoir d’appels téléphoniques intempestifs).

Attention, voici les informations obligatoires dans une annonce, et qui sont très souvent oubliées :

CLCV a écrit :

- le montant du loyer mensuel, augmenté le cas échéant du complément de loyer et des charges récupérables, suivi de la mention « par mois » et, s’il y a lieu, de la mention « charges comprises » ;

- le montant des charges récupérables ;

- le cas échéant, le montant du complément de loyer ;

- le montant estimé des dépenses annuelles d’énergie pour un usage standard

- le montant du dépôt de garantie ;

- le caractère meublé de la location ;

- la surface habitable du bien ;

- la commune et, le cas échéant, l’arrondissement dans lequel se situe le logement ;

- le montant total TTC des honoraires du professionnel mis à la charge du locataire ;

- le cas échéant, le montant TTC des honoraires à la charge du locataire dus au titre de la réalisation de l’état des lieux.

Et uniquement pour les annonces de logements situés dans une zone soumise à l’encadrement des loyers, l’annonce doit également mentionner :

- le montant du loyer de référence majoré précédé de la mention « loyer de référence majoré (loyer de base à ne pas dépasser) »

Source : CLCV

>>> Première sélection

Dans un premier temps, écartez les emails de personnes qui ne connaissent pas les formules de politesse élémentaires comme « Bonjour », « Cordialement ».

Privilégiez les personnes qui font un effort pour se présenter sans fautes d’orthographe, ce qui témoigne d’un certain savoir vivre. Cela signifie aussi que le candidat a conscience que le propriétaire n’est pas au service du locataire et que ce n’est pas un bailleur social, voir une assistance sociale.

Si l’email manque d’informations, comme la rémunération, n’hésitez pas à mettre les pieds dans le plat. Un bon locataire a conscience qu’il doit donner des gages de confiance au propriétaire. Voici ce que vous pouvez demander par email ou téléphone :

- Revenu net : un revenu net représentant 3 fois les loyers, couplé à une GRL/GLI (pour une GRL, le revenu net doit représenter au moins 2 fois les loyers charges comprises; pour une GLI, le revenu doit être au moins 3 fois les loyers charges comprises), est une bonne garantie de paiement des loyers (le locataire a les moyens de payer).
- CDI (hors période d’essai)
- A-t-il des garants ?
- Nombre de personnes qui occuperont le logement
- Quel est le projet du candidat locataire ? Pourquoi souhaite-t-il louer cet appartement ? Combien de temps ? A partir de quelle date ? Ces deux dernières questions peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Vous évitez ainsi les visites pour une location de 3 mois ou une personne qui veut rentrer dans les lieux 2 mois après que votre appartement soit sur le marché. Si vous ne posez pas la question avant la visite, vous le découvrirez pendant la visite et vous aurez perdu votre temps !

Si vous êtes intéressé par le candidat, vous pouvez fixer un rendez-vous pour le juger sur place, ou alors vous pouvez aussi l’appeler pour affiner votre impression.

Pour planifier et organiser vos visites, je vous suggère de lire ce post un peu plus bas qui donne accès à un fichier excel de planification de visites :

https://www.investisseurs-heureux.fr/p421336#p421336

>>> Lors de la visite (Deuxième sélection)

C’est à vous de juger, il va falloir vous faire une opinion. Étudiez la façon de se présenter à vous, la politesse, posez des questions pour voir les réactions (fumez-vous à l’intérieur ? Avez-vous des animaux ?). Prêtez attention aux petits détails : le candidat s’essuie-t-il les pieds avant d’entrer ? Marche-t-il avec ses chaussures sur le tapis de bain que vous avez volontairement laissé au milieu de la salle de bain ? Ou alors est-ce un rouleau compresseur qui ouvre les placards comme une brute et qui vous rendra le bien tout dézingué dans 2 ans ?

Par ailleurs, pour moi, le fait que le candidat ait des garants (en général les parents) est un élément essentiel. Un candidat qui a des garants a clairement un avantage. J’adore particulièrement le fait que les garants soient eux-mêmes propriétaire de leur logement. C’est un gage de sécurité pour vous, d’autant plus que le locataire aura plus de notion de respect de l’habitat si les parents étaient propriétaire du logement familial. C’est en tout cas mon avis !

A vous de juger !

>>> Sélection finale

S’il y a feeling et que vous êtes convaincu, vous pouvez adresser aux candidats la liste des documents que vous demandez :

- La carte d’identité recto/verso
- Le dernier avis d’imposition
- Les 3 derniers bulletins de salaire
- Justificatif de domicile de moins de 3 mois
- Si possible les dernières quittances de loyer
- S’il y a des garants, les mêmes justificatifs (j’aime bien demander l’avis de taxe foncière en guise de justificatif de domicile pour les garants !)
- Acte de cautionnement signé par les garants. On trouve un modèle d’acte de cautionnement ici :

https://www.service-public.fr/particuli … its/R42281

Depuis la loi ELAN de 2018 (article 134), la signature suffit. Il n’est plus nécessaire de recopier à la main des mentions.

Je vous suggère d’ajouter cette mention dans le document après le premier paragraphe :

Je certifie en outre avoir reçu un exemplaire du contrat de location suscité
et de ses annexes.

Plus d’informations sur ce petit rajout ici :

https://www.investisseurs-heureux.fr/t21676

Attention, voici une information importante à compter de 2022 pour les cautions :

https://oxi90.com/KSMLJOX43/acte%20de%2 … .01.22.pdf

Autre information importante pour 2022 :

gererseul.com a écrit :

Autre nouveauté : le devoir de mise en garde. En clair, les cautions personnes physiques devront être clairement mises en garde si le locataire signe un contrat de bail avec un loyer paraissant inadapté à ses capacités financières. Le risque que la caution doive s’y substituer serait alors important… En cas de non information de la caution, le bailleur ne pourrait pas réclamer la dette auprès d’elle. Attention, donc, à bien penser à donner cette information, le cas échéant, et à conserver la preuve de cette transmission d’information ! Le plus simple est évidemment d’en informer la caution par écrit en lui envoyant une lettre en recommandé avec accusé de réception.

Dans le même ordre d’idée, si la personne physique signant l’acte de cautionnement auprès d’un bailleur professionnel ne dispose pas de revenus suffisants pour, si besoin, régler les loyers à la place du locataire, son engagement pourra être réduit. En cas de déclenchement de la caution, il serait alors ramené au montant à hauteur duquel celle-ci pouvait s’engager à la date de signature de l’acte de cautionnement. Attention, là encore, à sélectionner des cautions ayant les moyens de pallier la défaillance éventuelle de votre locataire ! Cette notion de bailleur professionnel est importante : elle concerne donc les investisseurs s’étant placés sous le statut de Loueur en meublé professionnel (LMP), par exemple. Un statut dont certains bailleurs héritent sans toujours l’avoir voulu, comme nous vous mettions en garde dans notre actualité Locations meublées : le passage automatique de LMNP en LMP change la donne fiscale !

Si vous n’arrivez pas à avoir ces documents, inutile d’aller plus loin. Si vous les avez :

- Faire la vérification de l’authenticité de l’avis d’imposition sur https://cfsmsp.impots.gouv.fr/secavis/

- Appelez l’employeur pour confirmer qu’il travaille bien chez eux. En général, les entreprises sont ravis d’aider leur employé à trouver une logement.

- Appelez l’ancien propriétaire au besoin

- Vérifiez l’existence des garants. Les avoir en face lors de la visite est un réel plus. A défaut, un coup de téléphone n’est pas de trop.

- Faites bien un dossier complet papier ou numérique du candidat, cela pourra être TRÈS utile par la suite. Soyez rigoureux dans la récolte des justificatifs.

Choisissez votre candidat. Il ne faut aucune zone d’ombre dans un dossier, tout doit être clair et limpide. Au besoin, demandez des explications. S’il y a déjà des problèmes pour quelque chose d’aussi simple, je vous laisse imaginer la suite. Fuyez les problèmes en tout genre ! J’ai en mémoire une candidate étudiante en droit qui avait l’air parfaite. Mais elle voulait déjà modifier des clauses du bail, n’avait pas tous les justificatifs car sa mère était je ne sais trop où pour je ne sais quelle raison. Hop, je suis passé à la suivante qui avait tout préparé en bonne et due forme ! Depuis, je suis ravie de cette dernière. L’appartement est comme neuf, et elle me fait part des avis affichés dans le hall (intervention chauffage, etc.) !

N’oubliez pas qu’il n’est pas possible de cumuler une assurance loyer impayée et un garant (caution solidaire).

>>> Préparation de la signature du bail

Avant la signature du bail, n’oubliez pas de fournir toutes les annexes du bail pour que le locataire fasse son choix en connaissance de cause et qu’il y ait une preuve que vous lui avez donné. Je vous suggère d’envoyer par email avant la signature du bail :

- Diagnostic électricité - Validité de 6 ans
- Diagnostic gaz s’il y a des tuyaux de gaz dans l’appartement - Validité de 6 ans
- Diagnostic de performance énergétique - Validité de 10 ans
- Diagnostic plomb (immeuble avant 1950) - Validité en location de 6 ans si positif / Illimité si négatif
- Diagnostic amiante - Validité en location de 3 ans si positif / Illimité si négatif
- Diagnostic surface Boutin - Validité sans limite (tant que de nouveaux travaux ne sont pas effectués)
- Diagnostic ERRIAL - Validité de 6 mois en location - Vous pouvez le générer gratuitement ici :

https://errial.georisques.gouv.fr/#/

- Diagnostic bruit si vous êtes dans une zone de bruit (aéroport, etc.). Vérifiez le zonage ici :

https://www.geoportail.gouv.fr/donnees/ … -bruit-peb

- Copie du règlement de copropriété

- Copie de la notice obligatoire : https://droit-finances.commentcamarche. … ation-type

- Copie des décrets sur les charges récupérables et réparations locatives :

https://www.legifrance.gouv.fr/affichTe … 0006066149
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTe … 0006066148

Envoyez aussi une copie du bail pré-rempli pour information avant la signature finale.

A noter que depuis la loi ELAN de 2018 (article 218), il est possible d’envoyer le règlement de copropriété et les diagnostics techniques par email, sauf si l’un des parties n’est pas d’accord.

Demander au futur locataire d’accuser réception des documents par retour de mail et des documents en pièces jointes listés dans le mail. Conserver cette copie dans votre dossier. Autre solution, au moment de la signature du bail, faire signer un document du type :

francois136 a écrit :

Monsieur,
Je soussigné Monsieur NOM PRENOM, demeurant au ADRESSE, CP Ville, atteste avoir reçu et avoir pris connaissance des documents ci-dessous dans le cadre de la signature du contrat de bail pour l’appartement sis Adresse du bien en location – CP Ville :
-    Décret n°87-712 du 26 août 1987 fixant la liste des réparations locatives.
-    Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables
-    Dossier de diagnostic technique (DPE, électricité, surface, amiante, gaz, ERNMT)
-    Règlement de copropriété

Date et signature

Je vous conseille aussi d’envoyer par email aux garants une copie du bail pour information, avant la signature.

Ensuite, pré-remplir et imprimer deux exemplaires du bail (trois voir quatre en cas de garant(s)) et parapher/signer soi-même ce qui concerne le propriétaire pour gagner du temps le jour de la signature :

- Le contrat de bail :

Nu : Bail-TYPE-nu-ALUR.pdf - DocDroid

Meublé : Bail-TYPE-Meublé-ALUR.pdf - DocDroid

Ou alors directement sur le site du gouvernement :

Vide : https://www.service-public.fr/particuli … its/R48469
Meublé : https://www.service-public.fr/particuli … its/R48468

Attention, depuis le 01/01/2024, la mention du numéro fiscal du bien doit être indiqué sur le bail :

https://www.laforet.com/blog/fiscalite/ … u-logement

Et la clause résolutoire est obligatoire dans le bail depuis la loi du 27 juillet 2023 :

Clause résolutoire d’un bail de location : définition, condition et effet - Capital.fr

- L’état des lieux : http://www.rentila.com/content/Models/P … 0lieux.pdf

Faire des photos de chaque pièce, des clés, des éléments de valeur, et les ajouter dans l’état des lieux ou l’inventaire du mobilier.

Faire les papiers pour l’assurance GLI, ou le garant (imprimer l’acte de cautionnement notamment)

Indiquer au candidat locataire que pour la signature du bail, il faudra amener les éléments suivants:

- Une copie de l’assurance habitation
- L’originale de la carte d’identité
- Le dépôt de garantie par chèque représentant un mois de loyer hors charges en nu, ou deux mois en meublé
- Le premier loyer par chèque, charges comprises

Très important : pour les actes de cautionnement, si les garants ne sont pas présents lors de l’entrée dans les lieux ou de la signature du bail, leur envoyer par email l’acte de cautionnement prérempli au format PDF, demander l’impression en 2 exemplaires (dont 1 à conserver par la garant) et demander impérativement la légalisation de signature en mairie, c’est gratuit :

https://www.demarches.interieur.gouv.fr … -signature

Le garant devra ensuite vous envoyer un exemplaire légalisé par courrier (pas de copie par email sous peine de nullité).

Attention, il faut que chaque garant signe un acte, particulièrement si c’est un couple marié, cela afin que les biens communs soient aussi concernés en cas de besoin.

>>> Signature du bail et remise des clés

- Refaire visiter l’appartement
- Montrer le local poubelle, vélo, la boîte aux lettres
- Finir de remplir le bail, en faire la lecture et le parapher et signer
- Faire parapher et signer l’acte de cautionnement aux garants si ce n’est pas déjà fait. Attention, il faut que chaque garant signe un acte, particulièrement si c’est un couple marié, cela afin que les biens communs soient aussi concernés en cas de besoin.
- Faire état des lieux (mettre des photos dedans, c’est indiscutable), puis le faire parapher et signer
- En meublé, faire l’inventaire du mobilier (mettre des photos dedans, c’est indiscutable), puis le faire parapher et signer
- Faire un relevé des compteurs d’eau et d’électricité et indiquer au locataire qu’il faut qu’il souscrive aux contrats
- Faire parapher un exemplaire de la notice obligatoire
- Faire parapher un exemplaire des décrets sur les charges récupérables et réparations locatives
- Faire parapher le dossier de diagnostics techniques (envoi possible par email depuis la loi ELAN, ce qui évite beaucoup d’impressions)
- Faire parapher une copie du règlement de copropriété (envoi possible par email depuis la loi ELAN, ce qui évite beaucoup d’impressions)

Remettre au locataire :

- 1 ou 2 RIB (le second pour constitution d’un éventuel dossier d’aide au logement du locataire, le cas échéant)
- Un exemplaire du contrat de bail avec chaque page paraphée et signée en dernière page
- Un exemplaire de l’état des lieux avec chaque page paraphée et signée en dernière page
- Un exemplaire de l’inventaire des meubles (en location meublée) avec chaque page paraphée et signée en dernière page
- Le guide des réparations locatives illustré accessible ici
- Les clés de l’appartement avec si possible un double

Dire au locataire que vous demanderai chaque année la taxe ordure ménagère à réception de la taxe foncière (si vous le faites). C’est la taxe locale pour l’enlèvement des poubelles du locataire.

Rappeler qu’il faut fermer la porte à clé sur 2 points pour que l’assurance couvre les dommages en cas de cambriolage.

Rappeler qu’il appartient au locataire de faire réaliser sa plaque de boîte aux lettres et changer son nom sur l’interphone conformément au règlement de copropriété. Lui préciser si possible où faire réaliser ces démarches. En général, le nom de l’entreprise qui réalise ces opérations est indiqué sur le panneau d’affichage à l’entrée de l’immeuble.

Remettre à chaque garant :

- Un exemplaire du contrat de bail avec chaque page paraphée et signée en dernière page

Recevoir du locataire:

- L’assurance habitation
- Le dépôt de garantie et le premier loyer ou le prorata du mois en cours
- Acte de cautionnement des garants

Conserver:

- Un exemplaire du contrat de bail avec chaque page paraphée et signature en dernière page
- Un exemplaire de l’état des lieux avec chaque page paraphée et signature en dernière page
- Un exemplaire de l’inventaire des meubles (en location meublée) avec chaque page paraphée et signature en dernière page
- Exemplaire de la notice obligatoire avec chaque page paraphée
- Exemplaire des décrets sur les charges récupérables et réparations locatives avec chaque page paraphée
- Si vous n’avez pas fait d’envoi par email, une copie des diagnostics avec chaque page paraphée (faire des impressions double page pour pas gaspiller de papier)
- Si vous n’avez pas fait d’envoi par email, Copie du règlement de copropriété avec chaque page paraphée

Important : faites des impressions avec plusieurs pages par feuille. Par exemple, pour le règlement de copropriété, 4 page par feuille. Cela vous fera économiser beaucoup de papier.

Ajoutez ces documents à ceux que vous avez déjà, à savoir :

- Copie de la carte d’identité recto/verso
- Copie du dernier avis d’imposition
- Copie des 3 derniers bulletins de salaire
- Copie du justificatif de domicile de moins de 3 mois
- Si possible copie des dernières quittances de loyer

Et classez votre dossier bien au chaud !

>>> Actions post-signature du bail

Important :

- Encaissez rapidement les chèques du nouveau locataire pour le dépôt de garantie et le 1er loyer

- Prévenir le centre des impôts du changement de locataire (à telle date) en précisant le nouveau nom et l’adresse du bien, cela afin d’éviter d’avoir à régler la taxe d’habitation de celui-ci si les impôts ne le retrouve pas !

Quelque jours après l’installation, demander au locataire si tout se passe bien. Le locataire constatera que vous êtes bienveillant, et le sera certainement en retour vis-à-vis de votre appartement !

Soyez réactif lorsque le locataire vous signale un problème. Cela témoigne une nouvelle fois de votre bienveillance et de votre respect à son égard, tout en lui envoyant implicitement un signal démontrant que vous tenez à ce que l’appartement reste en parfait état, et que vous êtes rigoureux et très regardant sur toute dégradation qui pourrait survenir.

Autre :

- Attendre pour plus de prudence un petit délai avant de rembourser l’ancien locataire du dépôt de garantie, même si vous n’avez pas constaté de grosses anomalies lors des états de lieux (sortie puis entrée), tout en respectant les délais de restitution légaux.

- Informer éventuellement le syndic du changement de locataire (+ démarches pour changement de nom sur interphone (éventuel) et plaques nominatives pour le nouveau locataire)

- Au départ du locataire, avant l’état des lieux, envoyez lui cette check-list "Ménage" afin que vous n’ayez pas de mauvaise surprise :

https://www.investisseurs-heureux.fr/p376916#p376916

A vous de jouer !

Dernière modification par francois136 (29/01/2024 12h20)

Mots-clés : 2018, checklist, locataire