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#1 29/03/2020 01h02

Membre
Réputation :   41  

Bonjour,

je souhaiterais avoir vos retours d’expérience concernant les systèmes d’organisation de comptabilité immobilière, aussi bien pour des SCI, que du LMNP ou de la location nue.

Par exemple, pour ma part, pour chaque bien:

- j’ai un classeur avec un intercalaire par année. Je mets tous les justificatifs individuellement dans une pochette plastique au tout début du classeur, pour signaler qu’ils n’ont pas été scannés. Chaque fois que je scanne un justificatif, je le passe derrière l’intercalaire de l’année en cours
- j’ai un dossier informatique pour l’année en cours contenant un dossier dépenses, recettes, relevés, et un dossier TODO avec les mêmes sous-dossiers pour me signaler que je n’ai pas encore transmis ces documents à mon comptable. Lorsque je transmet un document à mon comptable, le document sort du dossier Nom du bien / TODO / Recettes-Dépenses-Relevés pour aller dans le répertoire de Nom du bien / Recettes-Dépenses-Relevés (selon la nature du justificatif).
- ces dossiers informatiques sont dans le cloud (iCloud) me permettant en théorie d’accéder et d’ajouter des documents facilement depuis n’importe quel poste de travail
- à chaque fois que je scanne un justificatif, il atterrit dans TODO
- à chaque fois que je reçois un justificatif en .pdf par email, je le mets dans TODO
- lorsque je passe des commandes (typiquement Amazon) qui ne résultent pas en la réception d’un email avec un justificatif PDF, je mets cet email en non lu, ou avec un label, et c’est là que mon système devient foireux. Je procrastine à récupérer le justificatif, au bout de quelques mois je ne sais plus à quel bien correspond telle commande, et j’improvise. Je suis sûr de zapper des emails par ci / par là, et les emails que je laisse en "non lus" pour les repérer se mélangent avec les emails "non lus" personnels qui n’ont rien à voir avec l’activité de loueur. C’est également le cas pour les factures internet. Comme je ne reçois pas directement les factures en PDF par email, une fois par an je souffre en essayant de retrouver mes multiples identifiants SFR / RED by SFR / Free etc… puis de naviguer sur leurs interfaces horribles. C’est la même chose pour les charges de copropriété, où je ne trouve très rarement rapidement les documents justifiant des sommes payées sur l’année passée.
- je gère mal les justificatifs dupliqués : je reçois mes factures leroy merlin par email, mais je garde toujours l’original, que je scanne, des fois que je n’ai pas reçu le mail (qu’on ne reçoit pas instantanément). Résultat, j’injecte des documents en double
- j’aimerais, à chaque fois que je rentre un justificatif dans mon dossier, l’ajouter à un classeur excel me permettant de suivre les dépenses par mois, par catégorie… En pratique, j’ai tellement de justificatifs que je n’arrive pas à m’astreindre à suffisamment de rigueur pour tenir ce fichier
- j’ai investi dans une imprimante / scanner WiFi avec un scanner avec chargeur (où on met une pile de documents, qui sont scannés les uns après les autres automatiquement). C’est un énorme soulagement qui valait bien les 300€ dépensés : plus besoin de scanner des feuilles page après page, ou pire, via l’appareil photo de mon téléphone
- quand je scanne un justificatif "diffus" (pas une facture, mais un ticket de caisse avec un ticket de carte bleue), je scotch les tickets sur une feuille A4, écris la date, le montant et une brève description. Le scotch, peu épais, permet de laisser passer le justificatif à traver le scanner automatique
- j’essaie de nommer mes fichiers de manière prévisible : Facture 201XMMJJ - Magasin . Je ne m’y tiens pas tout le temps, en particulier quand je rapatrie d’un coup 15 factures Amazon avec des noms farfelus…
- lorsque je rembourse un client (en location saisonnière) sans passer par la plateforme, je n’édite pas directement de document. Une fois par an, j’édite les récapitulatifs envoyés par chaque plateforme, entourant en rouge les réservations remboursées avec le montant correspondant, espérant que mon comptable en tienne compte. Je suis certain d’avoir payé des impôts sur des montants remboursés non signalés.
- je ne sais pas répondre à la question "est-ce que j’ai bien mis les factures de Free / EDF / XXX sans devoir regarder tous les fichiers pour le bien en question, sans les ouvrir lorsqu’ils sont bien nommés, en les ouvrant sinon. Le fichier de suivi Excel pourrait aider dans cette situation.

Voilà de mon côté. Il s’agit certes d’une "rigueur personnelle", mais il y a certainement des astuces ou des systèmes permettant de simplifier cette gestion en en limitant la friction. Je suis très curieux de lire les vôtres.

Bien à vous,

Dr. Minimal

Mots-clés : comptabilité, lmnp, location, sci

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#2 29/03/2020 07h53

Membre
Réputation :   62  

Bonjour DrMinimal,

Fichtre! Quelle rigueur !

Perso, (5 sci et une Sarl ) , toutes les paperasses vont dans une pochette ou je classe les relevés bancaires et les factures au fur et à mesure de leur arrivée.
Chaque année, je prends la pochette et l’apporte au comptable !

Pour la Sarl LMP, idem, mais je transmets les documents par scan au comptable et c’est toujours une plaie ce travail de scan.

Chtirentier

Dernière modification par Chtirentier (29/03/2020 07h55)

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#3 29/03/2020 08h31

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J’empile les factures les unes au-dessus des autres et surtout je m’astreint à imprimer les factures des commandes internet régulièrement (une fois par mois). C’est le seul point sensible pour éviter d’oublier une facture. Si j’ai un doute, vérification par rapport au relevé de compte bancaire.

Pour les factures d’eau et d’électricité, pno, j’imprime uniquement en fin d’année (6 factures par compteur elec, 2 pour l’eau, 1 par taxe foncière et la pno, pas très dur à gérer…)

Factures papier rangées dans un classeur pour le bilan annuel (donc un classeur par an).

Sommaire du classeur :
- tableau des recettes (1page pour 20 lots)
- tableau des dépenses(3/4 pages en général) reprenant fournisseur/montant/type de prestation/lot concerne
- tableau des intérêts et assurances emprunt (1 page)
- frais de carburant (1 page)
- evenements (voir sommaire)
- factures (n pages)

Sur les états des lieux de sortie, je note systématiquement le calcul du dernier loyer (car il y a souvent un prorata temporis déduit ou non de la  caution selon arrangement). Ca évite de devoir refaire les calculs 6 mois après le départ du locataire.

Pour les bidouillages sur les factures (utilisation  de certains articles à titre perso par exemple), je l’indique sur la facture pour recalculer le montant réellement destiné au bien locatif.

Sur la page du sommaire, j’indique aussi les événements importants de l’année (nouveau lot, renégo emprunt, factures à recevoir…). Ca sert à simplifier le travail de ma comptable et pense-bête pour moi.

En fin d’année, je passe environ 1 journée à tout revérifier/éditer ce qui manque et mettre à jour les tableaux de synthèse.

Je ne m’embête pas à numériser car ma comptable ne me le demande pas. Je lui envoie juste le fichier excel des factures et le classeur bien sûr.

En me relisant, il faudrait ajouter le bilan une fois que la déclaration comptable est faite…

Ce sont les choses simples qui fonctionnent le mieux.


Pour vivre heureux, vivons cachés

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#4 29/03/2020 08h38

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Dr Minimal, repartez de ce qui est obligatoire, et vous verrez que ça se décante.

1) location nue :
il vous faut 1 exemplaire papier de chaque justificatif de charges déductibles. Vous les rangez par bien (local n°1, local n°2 etc.). Une fois par an au moins, vous faites la somme de ces justificatifs par bien, et vous avez l’information nécessaire pour votre déclaration fiscale. C’est tout !

2) SCI IR, la comptabilité peut être un peu simplifiée mais, s’agissant d’une société, ça ne peut pas faire de mal de réaliser une comptabilité d’entreprise, donc je vais considérer qu’on la traite comme le cas 3. Si quelqu’un veut détailler le cas spécifique de la SCI IR, libre à lui.

3) SCI IS ou LMNP au réel ou LMP au réel : on doit faire une comptabilité d’entreprise.

Conseil en passant : allez discuter avec le comptable de l’entreprise où vous travaillez (ou de tout autre organisme ou entreprise). Ca vous permettra de mieux comprendre ce qu’il fait. En plus, les comptables sont contents qu’on s’intéresse à ce qu’ils font, ça leur arrive rarement !
Ce qui est obligatoire :
- garder les justificatifs de dépenses et de recettes, en un exemplaire papier. Ca s’appelle les pièces comptables. Les pièces de recettes sont rangées dans un classeur "clients", celles des dépenses dans un classeur "fournisseurs". Un classeur par année. Si on en a très peu par an, on peut faire un intercalaire par année.
- ET les saisir dans un logiciel de comptabilité. Pas Excel, ce n’est pas accepté car trop facile à bidouiller. Un logiciel de comptabilité est infalsifiable. En théorie, on peut tenir les livres sur papier, mais personne ne fait plus cela, donc en pratique, obligation de saisie dans un logiciel de comptabilité.

Et c’est tout ! Donc, dites-vous bien que :
3a) C’est absolument indispensable. En particulier, il est de plus en plus difficile de récupérer de vraies factures, avec les achats internet et tout ça. Ca doit être un critère très ferme de choix de votre fournisseur ou de votre canal d’achat : produire une facture en bonne et due forme. Dès que vous l’avez, si reçue sous forme dématérialisée, imprimez-là et mettez-là dans le classeur. Si reçue au format papier, mettez-la dans le classeur immédiatement.
Vous dites que vous tardez à le faire : c’est stupide. Toute facture manquante, non conforme etc. c’est un risque d’ennuis et notamment de redressement fiscal. Donc, chaque facture vaut, potentiellement, des centaines d’euros d’ennuis évités. Si vous aviez 500 € en billets devant vous, vous les rangeriez soigneusement, n’est-ce pas ? Si vous aviez un chèque de 500 € devant vous, vous ne manqueriez pas de le remettre à votre banque, n’est-ce pas ? Eh bien traitez chaque facture comme si elle valait 500 €. Son absence représente des centaines d’euros d’ennuis et de pertes, potentiellement.

3 b) Ce qui est inutile
Du coup, tout ce que vous faites en plus, c’est du travail en doublon :
- factures en double : ça ne sert à rien et c’est source d’erreurs comme vous l’avez remarqué. Gardez le plus "bel" exemplaire et jetez l’autre sans état d’âme.
- factures scannées. C’est pratique pour sauvegarder, ou pour envoyer au comptable sous forme dématérialisée, mais c’est du travail en double. Si vous avez les factures au format papier, ça suffit.
- tenir des tableaux dans excel, alors qu’on a un comptable : c’est faire le travail deux fois.

La solution de chtirentier est parfaitement conforme : lui, il s’occupe seulement d’empiler les pièces comptables (mais il le fait rigoureusement). Le comptable s’occupe de la saisie dans le logiciel comptable. C’est une solution "classique" qui fonctionne parfaitement.
Le problème, c’est qu’on n’a pas de retour fréquent. Alors les gens aiment bien tenir leur propre tableur excel. Mais ça fait du boulot en double.

3c) Comment savoir combien ça rapporte et combien ça coûte, par bien ?
Je répète, on raisonne sur la comptabilité de l’entreprise. Si cette entreprise exploite plusieurs biens (SCI IS avec plusieurs biens locatifs ; LNMP ou LMP avec plusieurs biens locatifs), les dépenses et recettes de ces biens vont être mélangées. La comptabilité générale (celle qui est obligatoire) classe les dépenses et recettes par nature de dépenses. Par exemple, les fournitures d’entretien et de petit équipement vont aller dans le compte 6063, peu importe qu’elles se rapportent au bien n°1 ou n°2.

Il est très tentant de tenir une comptabilité distincte par bien. De même que le fabricant de chaises veut savoir combien lui coûte et lui rapporte le modèle Stella par rapport au modèle Lambda, le bailleur veut savoir combien lui coûte et lui rapporte le bien n°1 par rapport au bien n°2.
Là on rentre dans le domaine de la comptabilité analytique. Elle est facultative. C’est à dire qu’il n’y a aucune obligation légale de faire cela. L’entreprise le fait volontairement, pour mieux comprendre son coût, ses recettes et ses marges, par produit. Il y a trois façons de faire :
- distinguer, dans la compta générale, par produit ; en l’occurrence, par bien immobilier. Par exemple vous pouvez faire, pour chaque nature de dépense, un compte par bien immobilier. Les "fournitures d’entretien et de petit équipement" du bien n°1 vont aller dans le compte 60631 et ceux du bien n°2 vont aller dans le compte 60632. On crée donc, à l’intérieur de chaque nature de dépense (et de chaque nature de recettes), autant de comptes qu’il y a de biens, pour identifier à quel bien sont dédiées les dépenses. C’est une solution bâtarde car la compta générale n’est pas censée servir à faire de la compta analytique.
- si on fait soi-même la saisie comptable dans un logiciel de compta, un certain nombre d’entre eux permettent de faire de la compta analytique. C’est à dire que la facture d’achat de fournitures qu’on rentre dans le compte 6063, on peut, en plus, l’affecter à 100 % au bien N°1, 100 % au bien n°2, ou bien 50 % chacun. Si on le fait rigoureusement pour chaque facture, à la fin de l’année on est capable de sortir des coûts et des recettes, par bien.
- faire ses calculs dans Excel. L’outil de travail des contrôleurs de gestion (ceux qui font la compta analytique dans une entreprise), c’est Excel. Ils re-moulinent les chiffres de la compta générale, pour aboutir à des coûts et à des recettes, par produit. Exemple : l’ouvrier de production note sur un planning quand est-ce qu’il travaille sur le modèle Stella, et quand est-ce qu’il travaille sur le modèle Lambda. Le contrôleur de gestion va aller chercher dans la compta générale combien coûte cet ouvrier, puis il va répartir ce coût au pro-rata des heures notées sur le planning.
C’est la seule bonne raison de tenir des tableurs Excel. Ce n’est pas du travail inutile (en doublon), car la compta analytique apporte des informations que la compta générale est incapable d’apporter. Connaître ses coûts et ses recettes, par bien, c’est une information intéressante, qui nécessite que l’on fasse ce travail d’analyse, généralement dans Excel. Pour autant, il faut veiller à ce que le temps que l’on y passe ne soit pas excessif par rapport à l’information que ça nous apporte.

Dernière modification par Bernard2K (29/03/2020 09h29)


Surtout, ne pas nuire à l'ambiance générale.

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#5 29/03/2020 08h58

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Perso, un compte dédié par immeuble+rapprochement bancaire : j’oublie aucune facture et je sais où j’en suis pour chaque investissement.

Reste un "petit" aléa, les factures réglées en liquide : elles sont dans la pochette à la chtirentier et elles ressortent lors de mon rapprochement bancaire car je fais un tableau Excel de toutes les factures puis je fais mon rapprochement.

Pour les scans, bilans etc etc c’est très normé car j’ai un comptable en ligne avec cloud : j’ai tout l’historique des factures, liasses fiscales etc etc depuis le début.

Reste quelques derniers aléas: les factures payées à tord avec mon compte personnel (très rare mais ça peut arriver) et les histoires de frais de voiture (voir la file à ce sujet).

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