Syndic de copropriété en ligne : vos avis sur les syndics en ligne ?

Il y aurait de quoi écrire un livre avec toutes les mauvaises pratiques des syndics professionnels.

J’ajouterai un point : ce qui est vraiment navrant, c’est de finir par trouver un syndic de proximité qui fait le job et qui se fait ensuite racheter par Citya ou Foncia. C’est sans fin, car le schéma est toujours le même :
- un gestionnaire salarié lassé de ces pratiques, se met à son compte et crée un syndic
- ce syndic grossit et le gestionnaire fait du bon travail
- Citya/Foncia fait une offre de rachat que le nouveau syndic ne peut refuser

Je répond à Plutarque et Bernard2K
* dans ma petite ville de 30.000 habitants, banlieue de LILLE :
-- cabinet Descampiaux  racheté il y a  1 an par CITYA
-- cabinet XXX , une charmante gérante (type SARL ) , partant en retraite il y a 3 ans , racheté par le réseau CREDIT AGRICOLE
-- petit groupe regional de 4 agences  , l’une d’elles rachetée par son principal salarié.

Oui, erreur de frappe de ma part :
COPROMATIC , juridiquement Sté DALI2013 , siret 795.335.447 , précédemment à 69100-VILLEURBANNE , maintenant  à 05500-LAYE , chiffre d’affaire de 1,3 M€

Aucune relation avec la solution VILOGI

bonjour à vous deux !

Bonjour, pour info je suis Syndic bénévol d’un "jeune" copro de 16 lots, suivi avec Matera, depuis un an. J’en suis très satisfait. Ce n’est pas non plus le jour et la nuit concernant les tarifs, mais cela permet d’avancer par soit meme concernant les travaux, et l’équipe de Matera est la pour nous aider si besoin, par mail ou téléphone/visio.

J’ai aussi l’expérience malheureuse de syndic pro qui ne font absolument rien,… même les relance pour impayé, des travaux tout simple trainent depuis des années etc…
Par contre, il faut au moins une personne qui souhaite s’investir dans la gestion de la copro. Mais si iln’y a pas de problème, c’est quasiment tout automatisé… Le solde des copropriataires, les vote de l’ag,… on peut activer les prelevement auto etc…

Les ventes sont un jeu d’enfant, les papiers sont envoyé quasiment automatiquement au notaire,….

Et par expérience lorsqu’il y des travaux importants il faut que le copropriétaires s’en melent sinon ca n’avance pas, ou est 2x plus cher…

reBonjour, non je ne travaille pas pour Matera. Je m’inscrit sur ce forum car j’ai un soucis précis (voir mon post avec rentila), et le forum ou j’allais de temps en temps est HS. Et avant de venir poster cash ma question, il me parait normal de participer au discussion en cours en partageant mon expérience. Et il se trouve que j’ai déjà fait changer plus de 8 chauffe eau…. et que je fait du LMNP depuis 9 ans sur 7 lots

J’utilise Matera que depuis un an et demi, donc une seule AG. Et j’en suis content, c’est tout. avant c’était fichier excell et prise de tête, notamment pour les régul et dossier de vente pour les notaires.
Et que leur plateforme est plus moderne et intéressante que certains syndic pro, qui ne propose toujours pas d’accès en ligne, ou de prélèvement auto…
Après en terme de prix c’est pas fou non plus.

Ils sont en train de sortir une offre similaire pour la gestion, et je ne la trouve pas intéressante par exemple. J’ai presque aussi bien en négociant dans une vrai agence.

zouriteman a écrit :

ET MATERA n’est absolument pas clair du tout dans le QUI FAIT QUOI .

Sans etre passé sur Matera, suite à un gros conflit avec un syndic pro et donc débat pour remplacer le syndic par une solution plus réactive, dans la présentation de la solution Matera, j’ai retenu :
- qui fait les visites pour déterminer les travaux : les copropriétaires, via le CS qui est de facto le syndic coopératif
- qui suit les travaux : idem
- qui surveille la comptabilité en temps réel : idem
- qui gère les relances d’impayés : idem
- qui valide le paiement des factures : idem
- qui …. à peu près toujours idem

J’ai retenu que Matera est avant tout une plateforme fournissant des outils de gestion pour le CS (messagerie, accès direct aux comptes y compris bancaires), aux bailleurs (vision TR des charges récupérables), aux locataires (vision TR des charges locatives, messagerie permettant de signaler un soucis à traiter par la copropriété) et un accès à certains professionnels pour aider ponctuellement, certainement pas pour déléguer la gestion de la copropriété.

Bref, c’est un fonctionnement de syndic coopératif : le CS fait tout, le logiciel centralise et automatise la partie comptabilité / factures / états.

Si vous avez des retours plus complets sur les solutions pour syndic coopératifs ou pour les syndics en ligne, je pense que beaucoup seront intéressés.

A mon sens, aujourd’hui, les plateformes en ligne proposées pour tous les cas doivent a minima fournir les services suivants :
- la totalité des documents de la copro par année (AG, comptes, ODJ, contrats, factures, procédures, les plans, les dates récurrentes pour certaines interventions / vérifications)
- les contrats en cours
- le planning des interventions ponctuelles sur site + possibilité de confirmer par le CS l’intervention et le suivi sur site (vérifier la réalité d’une intervention)
- les factures au fil de l’eau, validation de la facture et possibilité pour le CS de bloquer le paiement d’une facture pour une intervention incertaine
- la vision adaptée au profil d’un participant des comptes : la comptabilité et les comptes bancaires pour le CS, l’état du compte personnel pour le copropriétaire ou le locataire, y compris une estimation de régularisation
- une messagerie interne de copropriété

Avec plusieurs syndics cités précédemment, et quoi que la plateforme technique puisse fournir ces services, j’ai rarement vu l’ensemble proposé aux copropriétaires, encore moins aux locataires.

Concernant les "fournisseurs de service" comme dit zouriteman :
j’ai l’impression qu’ils fournissent peu ou prou le même service : une solution logicielle pour faciliter les AG, les comptes, etc. Plus un peu de formation et d’assistance si besoin.

Du coup, j’ai l’impression que Matera est nettement plus cher que Coprolib ou Copromatic… alors qu’ils fournissent plus ou moins la même chose. On a ci-dessus le retour d’un utilisateur satisfait de Coprolib et j’ai pu lire des bons retours de Copromatic. D’où le besoin de Matera de faire du matraquage marketing : il s’agit de faire oublier la concurrence pour éviter les comparaisons qui risqueraient d’être en leur défaveur . Si on répète suffisamment "Matera est la seule solution pour se passer de syndic pro", il y a des gens qui vont le croire et n’iront pas chercher les alternatives, donc on pourra vendre cher.

Cela dit, pour vraiment comparer il faudrait vérifier que le logiciel fournisse bien l’ensemble des services nécessaires, dont xazh a fait la liste. Il faudrait donc quelqu’un qui demande à tester chacune des plateformes pour en faire un comparatif exhaustif (fonctionnalités, ergonomie, bugs, etc) ; pour faire ce test, il faudrait soit un président de syndic particulièrement motivé et pointilleux ; soit une association de consommateurs ou de copropriétés (Arc Unarc, Ancc…) ; soit un journaliste spécialisé. Les associations de copropriétés seraient particulièrement dans leur rôle si elles faisaient ce travail-là !

Dernière modification par Bernard2K (16/05/2023 09h07)

zouriteman a écrit :

A) je recois une facture (car je suppose qu’elles vous sont expédiées à votre adresse perso) de OTIS , 1.087,67€ à ventiler à 40% et 60% sur 2 clés distinctes ( 2 halls d’ascenseurs) :
* QUi subdivise cette imputation , QUI passe les 2 ou 3 écritures comptables ad-hoc
* ensuite QUI déclenche le PAIEMENT ( par virement en général, sinon par chèque) , et QUI passe l’écriture correspondante
* QUI surveille ensuite le compte bancaire (rapprochement bancaire)
* QUI scanne la facture pour l’afficher en PDF sur l’Extranet ?
réponse probable : QUI = GRUMLY50  , pour la totalité !

Sans certitude, sur la base des démos que j’ai eu, et sur la base d’autres outils dans d’autres domaines pour lesquels j’ai une certitude …

Sur le principe, c’est le conseil syndical qui traite, c’est le fonctionnement d’un syndic coopératif. Cela vaut  a priori pour le scan d’une facture papier (quoi qu’aujourd’hui, la réception d’une facture par mail soit de plus en plus courante), la saisie comptable de la facture à défaut d’une intégration par reconnaissance. La ventilation automatique doit a priori se faire sur la base des tantièmes globaux, toute répartition non égale par batiment d’une facture unique devant très probablement nécessiter une intervention manuelle.

Sur les questions automatisations de certaines tâches (là par contre, sans certitude sur les outils type Matera, Coprolib and co, mais vu ce qui est accessible pour un simple autoentrepreneur …)
- le déclenchement d’un paiement depuis la validation comptable directement sur le système de la banque est une banalité …
- l’import des fichiers banque, et le rapprochement comptable, idem
- l’intégration d’un prestataire pour l’envoi électronique comme physique de couriers y compris notifications / significations, encore idem. Ex : athome propose ce service pour les syndics depuis plus de 30 ans.
- l’intégration, par prestataire interposé, automatique d’une facture même papier transposé en message informatique importable directement dans un outil comptable, idem (avec des prestataires qui facturent à la page ou par abonnement)

zouriteman a écrit :

Je vois que GRUMLY50 est un utilisatueur de MATERA , pour une petite copro de 16 lots, 8 proprios , beaucoup de travaux de rénovations , et je suppose (mais il ne le dit pas) , qu’il est nominativement de syndic BENEVOLE , et donc responsable juridique à part entière , avec les mêmes attributions et reponsabilités qu’un syndic PRO classique.

Il se trouve qu’il n’y a que 2 solutions qui permettent de tester (mais de façon très limitée : 15 jours + contraintes diverses) : VALCOMPTA et VILOGI
Et donc impossible de comparer la facilité d’usage , les fonctionnalités réelles , en particulier pour MATERA

je me pose plein de questions sur le QUI FAIT QUOI, et je serais ravi que Grumly50 puisse m’y répondre
en voici 3 , pour commencer :
A) je recois une facture (car je suppose qu’elles vous sont expédiées à votre adresse perso) de OTIS , 1.087,67€ à ventiler à 40% et 60% sur 2 clés distinctes ( 2 halls d’ascenseurs) :
* QUi subdivise cette imputation , QUI passe les 2 ou 3 écritures comptables ad-hoc
* ensuite QUI déclenche le PAIEMENT ( par virement en général, sinon par chèque) , et QUI passe l’écriture correspondante
* QUI surveille ensuite le compte bancaire (rapprochement bancaire)
* QUI scanne la facture pour l’afficher en PDF sur l’Extranet ?
réponse probable : QUI = GRUMLY50  , pour la totalité !
Mais alors , peut-on savoir le niveau de facilité du logciel de MATERA pour faire cela, et si c’est Chronophage ? ( quel temps y passe-t-on ?
B) chaque trimestre , vous faire un appel de charges à vos 8 propriétaires , je suppose que le logiciel vous prépare cela, mais au final : QUI imprime les 8 courriers, QUI les met sous enveloppe , les timbres , et les met à la poste ?
C) Question idem pour les Convocations aux AG , mais là, au lieu d’UNE seule page , c’est 20 ou 30 pages (qui en fait la duplication en 8 ex. ? ) avec les annexes comptables, les projets de contrats , etc .. Et en plus : QUI rédige les 8  documents de Recommandé avec AR , QUI réceptionne les retour d’ AR , QUI les archive précieusement  (car sans l’ AR , vous ne pouvez pas prouvé que le propriétaire à bien été informé dans le délai de 21 jours )

C’est le syndic coopératif qui fait tout le boulot de réception et paiement des factures à la main via l’interface Matera, vous sélectionnez le fournisseur à payer (après avoir préalablement renseigné la liste de tous vos fournisseurs) et le logiciel en déduit un type de charges (modifiable). Le logiciel est très simple d’utilisation notamment si vous optez pour l’option compte bancaire qui vous permet de tout faire sur Matera (virements, suivi du compte bancaire).

Les appels de charges sont générés automatiquement, sous format PDF et transmis automatiquement soit par mail, soit par courrier (au choix, par copropriétaire). Les copropriétaires ont le choix d’être prélevés automatiquement ou de régler par virement. Les relances se gèrent en un clic également. De manière générale, chaque opération sur le compte en banque a besoin d’être catégorisée.

Les frais postaux sont évidemment facturés. Pour les AG, même principe que les appels de fonds mais avec le choix entre mails recommandés (et donc facturés également) ou recommandés classiques. Matera propose également la préparation de l’ordre du jour et une présence aux AG pour dérouler la séance et lire les résolutions (en visio).

Bref grossomodo, c’est un bon logiciel, intuitif et moderne qui facilite la gestion qui reste quand même à la charge des membres du conseil syndical. L’offre permet aussi de faire appel à leurs avocats sans surcoût  (mais je n’ai pas de retour d’xp sur le sujet) et de générer tous les documents liés aux mutations (état daté etc.) toujours sans surcoût.

Matera propose aussi un accès à un espace de test calé sur les caractéristiques de votre copro pour que vous puissiez vous familiariser avec la plateforme avant de vous engager. Il faut pour cela prendre rdv avec un salarié de chez eux.

J’en suis assez content mais ça ne vaut pas la tranquillité d’un syndic pro… surtout si vous optez pour une solution de ce type uniquement par souci d’économie malgré que vous ayez une phobie administrative. Il faut bien peser le pour et le contre, et voir si l’economie en vaut la peine. Je déconseille pour une copro à problèmes où les copropriétaires ne s’entendent pas, je pense que dans ces cas là c’est bien d’avoir un tiers externe à la copro.

Dernière modification par Dicci (16/05/2023 22h12)

merci à DICCI pour son exposé d’utilisateur de MATERA , mais ses réponses sont générales et conformes à ce que l’on peut attendre d’un logiciel correct , surtout au prix de MATERA et à la belle augmentation récente de son tarif (7.500€ TTC pour 56 lots en formule STANDARD,  là ou le moins disant des Syndics PRO nous propose un forfait TOUT INCLUS à 9.000€ TTC )
Je lui retourne donc la question en sens inverse : QUELLES SONT LES CRITIQUES QU’IL PEUT FAIRE ?

mais ;, DICCI , quand vous dites "mais ça ne vaut pas la tranquillité d’un syndic pro" , vous êtes sérieux ou vous faites de l’humour ?  Tranquilité de l’Escargot , oui à la vitesse de celui-ci , si on se contente de la médiocrité et de l’inertie de la majorité des syndics PRO.

In-finé , c’est beaucoup plus d’avis d’utilisateurs des solutions VILOGI et COPROLIB qui m’interessent en raison de leur prix , environ deux fois moins que Matéra.

pour RANGE qui écrivait en même temps que moi : A quel titre participez vous à de multiples AG ou rencontrez vous de nombreux PR de CS ? N’etes vous pas un gestionnaire d’un syndic PRO, et ne préchez vous pas pour votre paroisse ? Je m’excuse, mais ce que vous décrivez et prétentez très majoritaire, c’est l’affaire des propriétaires qui votent en AG et qui décident , ou non , de désigner un Bénévole ou Coopératif  (et qui pourraient sanctionner le PR abusif en votant contre lui, car c’est un abus de pouvoir d’enlever des ampoules)
et ici sur ce fil de discussion , le sujet est une entraide entre de futurs bénévoles  et d’anciens bénévoles à qui on demande des infos utiles.  Cordialement à vous évidemment !

Dernière modification par zouriteman (17/05/2023 09h09)

A l’excellent message précédent, j’ajouterais le tout aussi pertinent passage suivant que vous aviez écrit sur l’un de mes posts :

Range19 a écrit :

Une mise en garde toutefois : les autres copropriétaires même s’ils vous suivront dans un premier temps vont très vite se méfier de vous. Malgré tous mes efforts de pédagogie, mon "intelligence"* en la matière leur fait peur et je vois qu’en deux ou trois ans ils prennent ce qu’il y a à prendre mais ont du mal à valider des projets d’intérêt collectif.
Donc lorsque je fais l’effort/le job de trouver des devis de bonnes entreprises moins chères, lorsque je fais baisser fortement les honoraires, ils sont avec moi.
Quand je dis que les moquettes sont dégueux et qu’il faut les remplacer, ils font un foin inimaginable même si le coût est inférieur au gain que j’amène par ailleurs…
La médiocrité qui reste la caractéristique la plus partagée entre copropriétaires est usante.

* "Intelligence" à relativiser face à leur incurie.

Enfin : un point de vigilance : les règles de votes qui peuvent être bloquantes. J’ai commencé à potasser le sujet après avoir remarqué qu’elles étaient appliquées de façon très variable selon le syndic.

Pour l’anecdote, je viens de renverser une deuxième fois Foncia dans une copro dont je suis le président du CS. Pourquoi deux fois : une première fois en avril 2022 pour un syndic de proximité, mais Foncia a racheté ce syndic en novembre 2022 et a remis le même gestionnaire évincé. Bis repetita, Foncia de nouveau évincé en mai 2023, avec un deuxième vote contre à l’unanimité des présents et représentés. J’ai su convaincre la copro visiblement !

Au passage, il existe une façon très simple de se prémunir du risque indiqué par Range19 selon lesquels les règles de vote "étaient appliqués de façon très variable selon le syndic", c’est d’appliquer la loi à la lettre : c’est le président de séance qui gère l’AG et non le secrétaire de séance.

En tant que président de séance, vous organisez toute l’AG, donnez la parole aux gens, le syndic ne parle que quand il y est invité, vous invitez aux votes, et vous usez de toutes les prérogatives du président de séance (je pense au choix de l’ordre des résolutions). Ainsi vous prenez toutes les décisions, et le syndic montre une opposition, vous lui indiquez qu’en tant que président de séance, c’est vous qui dirigez l’AG. Bien sûr, cela ne marche qu’avec un syndic dont on souhaite se séparer lors de l’AG, ou à court terme, sinon ça va dégrader très vite les relations.

Il y a aussi le risque d’être perçu comme trop autoritaire, d’où l’importance d’avoir acquis un soutien minimal dans la copro.

Dernière modification par Plutarque (17/05/2023 11h28)