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[+2]    #1 23/09/2017 09h27

Membre (2013)
Réputation :   42  

Bonjour,

Me voila arriver au terme de la première année de gestion de mon premier investissement locatif, je n’ai pas fait dans le raisonnable pour mon premier projet, puisque le bien comprend 7 colocataires.

Tout se passe bien, mais au niveau de la conciliation vie professionnelle /vie de bailleur privée, si je ne m’en sors pas trop mal pour le moment, il y a beaucoup de choses à améliorer. Le but étant d’atteindre une trentaine de locataires sous les 5 ans, tout en conservant mon activité pro, je cherche à :

1.Optimiser
2.Automatisé
3.Digitalisé.

J’en ai bien besoin car j’ai un peu la tête dans le guidon en continu.

Je suis normalement à quelques mois de signer un acte de vente pour un autre projet de 3 lots (5 colocs, 2 colocs, 1 locataire en studio)

Ici je propose quelques pistes de travail, mes légères avancées pour le moment, que j’espère alimenter lorsque j’aurai de nouvelles idées, mais aussi profiter de l’expérience d’autre forumeurs. Certaines choses ne se prêtent qu’a la colocation, d’autres à tout type de bien.



Dans la partie digitalisation/optimisation.


1. logiciel de gestion locative.

Plusieurs posts traitent de ce sujet, j’utilise rentila, je n’en suis qu’a moitié satisfait, je n’ai peut être pas assez creusé, mais l’export des relevés de compte à l’air compliqué, et le fonctionnement n’a pas l’air adapté à la colocation.
Egalement, c’est à moi d’enregistrer le paiement de mes colocataires, certains logiciels permettent de synchroniser le compte bancaire de gestion du bien, et le logiciel repère automatiquement l’arrivée d’un loyer. Seulement il semblerait que ce procédé remettent en cause les conditions d’assurance de la banque en cas d’acte frauduleux sur les comptes bancaires… à vérifier.

2.Groupe privé facebook, pour communiquer avec mes colocataires.

Je créé un groupe privé par bien.

Pour les petites choses du quotidien ou les périodes de départ et arrivée. Ce mode de communication me permets un retour presque instantanée, contrairement à un mail, moins consulté dans certains cas. tous les interlocuteurs voient les réponses de chacun et c’est relativement ludique, en tout cas apprécié pour le moment.
Gérant 7 locataires sur ce bien, cela m’évite de rentrer les 7 contacts dans un destinataires de mail ou sms, voir de les appeler un par un.
je demande au locataires entrant de s’inviter au groupe et je supprime le sortant en tant qu’administrateur.

ex concret:

Etant dans le cas d’une colocation, je laisse les prétendants à l’entrée rencontrée les locataires (après sélection sur dossier) et c’est les locataires qui décident. j’organise donc la rencontre via la page facebook, en laissant le numéro du "prétendant" et ses créneaux horaires sur la page facebook.

De même pour le cas d’un artisan ayant une petite réparation à faire.

Egalement, n’ayant pas les clefs logement que je loue, quand un colocataire emménage, j’annonce sur le fil d’actu l’heure d’arrivée du colocataire et m’assure de la présence d’au moins un colocataire ou de l’endroit ou une clef sera cachée.

3.Communiquer avec l’administration fiscale:

Par exemple, les dates d’entrée et de sortie de mes colocataires (pour la taxe d’habitation), je n’envoie pas de courrier et procède par la messagerie électronique des impôts sur mon espace en ligne. c’est sécurisé, l’historique est conservé, et j’ai toujours une confirmation de prise en compte.


Dans la partie digitalisé/automatisation


1.Stocker et accéder à mes documents.

J’utilise icloud drive, qui depuis la mise à jour "sierra" sauvegarde automatiquement chaque document enregistré sur mon bureau, et dans le fichier document.

ça me permets d’avoir accès à tout depuis n’importe quel lieu ou support, je vais voir avec mon comptable si la fonction "partage" lui conviendrait, pour éviter de devoir lui amener un énorme classeur chaque année, surtout au vu de ses horaires d’ouverture.

2.Trier mes documents:

C’est une piste en cours, il existe des aspirateurs de pièces-jointes, bien pratique pour les factures reçues chaque mois en pièces-jointes.
Le but étant de repérer un email régulier via son expéditeur ou son objet, et sans ouvrir le mail, l’aspirateur de pièces jointes, range automatiquement la pièce jointe dans un dossier spécifié, sans action de ma part. Le dossier spécifié étant sur le bureau de mon mac, il apparaît donc automatiquement sur le cloud.

3.Signer les documents en ligne / à distance.

Fonctionnant avec un bail unique pour 7 colocataires, les avenants d’entrée et de sorties, ainsi que les états des lieux intermédiaires, doivent être signé page par page par chaque colocataire. l’état des lieux d’une maison meublée étant énorme et devant être signé entièrement à chaque fois, et ne pouvant jamais rassembler les 7 colocs, je mets souvent une semaine à récupérer l’ensemble. De même pour l’acte de cautionnement, j’ai abandonner l’idée de faire signer le document en mairie, souvent mal interprété par le cautionnaire. Je sais donc que devant un tribunal je peux être débouté. La signature électronique étant validé par les tribunaux (en fonction du choix du prestataire). C’est une solution sécurisée, et offrant un gain de temps non négligeable.

Je suis entrain de chercher le logiciel adéquat, je pense devoir passer sur du payant. Adobe, permets la signature en ligne, mais lorsqu’il y a plusieurs parties au contrat, c’est assez compliqué, il faut définir un ordre de signature, le contrat est envoyé par mail, à la première partie, et tant que la première partie n’a pas signé, la deuxième n’a pas accès au document, ce qui peut bloquer le processus.

Je cherche donc une solution en ligne ou le contrat est accessible par toutes les parties sans distinction d’ordre de signature.

Et vous quelles solutions pratiques utilisez-vous?

cdt

Mots-clés : cloud, logiciel, signature electronique

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[+1]    #2 23/09/2017 20h08

Membre (2014)
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Top 5 Immobilier locatif
Réputation :   491  

Toute usine à gaz est vouée à ne pas fonctionner longtemps.

Pour les loyers, j’ai une liste des appartements sur mon tel. Regarde le 5 du mois et Je coche ceux qui sont à jour. Sinon relance. En général le 8 du mois, tout doit être encaissé. Je nettoie la liste pour le mois suivant.

Je cherche un logiciel pour imputer par appartement les fournitures et les heures passées.  Style gmao sur smartphone mais pas encore trouvé.

J’aime bien le gros classeur et mon comptable aussi. Surtout la page de synthèse en première page. Ça évite de numériser un tas de documents que personne ne regardera jamais.


Faire et laisser dire

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#3 24/09/2017 07h44

Membre (2012)
Réputation :   56  

Pour le logiciel de suivi, c’est Excel.

J’ai une feuille par appartement + une feuille pour la tréso (avec détail des dates de paiement).

Ca prend certe un peu de temps, mais ça fonctionne très bien et ce n’est pas une usine à gaz.

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#4 01/10/2017 22h40

Membre (2013)
Réputation :   42  

Pour ceux que ça intéresse, concernant la signature électronique, j’ai creusé un peu ce week end:

j’ai repéré 3 prestataires sérieux (références bancaires etc):

You Sign
Hello sign
Sell and sign

Chacun a un fonctionnement un peu différent.

Dans ma problématique:

-Je ne souhaite pas que l’ordre de signature soit imposée.
-Je souhait m’abstenir de parapher chaque page, même de façon digitale, mais que la signature atteste l’ensemble du documents.

Je viens de tester hello sign, non pas avec mes locataires mais avec un groupe d’amis, que j’ai prévenus et à qui j’ai envoyé un document à me retourner signé, ils ont trouvé ça rapide et efficace.

Les plus:

-Rapide,efficace,intuitif
-Une fois signé le document est adressé par mail à l’ensemble des parties mais aussi stocker sur la plateforme sécurisée hello sign.
-gratuit jusqu’a 3 documents par mois.

Les moins:

-Tous les emails sont en anglais.
-Je n’ai pas l’impression que ce soit la plateforme la plus sécure en termes d’authentification du signataire (par exemple certaines plateforme demandent un scan de CI ou validation par sms, ce qui n’est pas le cas ici, pourtant ils indiquent que la signature est valable juridiquement
-Ils ne parlent pas sur leurs site, de la nécessité ou non de parapher chaque page. Même en cas de signature digitale le fait de parapher une centaine de pages fait perdre bcp d’intérêt à la signature online.

Je vais creuser pour les deux autres, honnêtement même si ça doit me couter 10 ou 15 euros par mois, si la solution est fiable je passerai le cap sans hésiter, et avec un peu de pratique, je pense gagner énormément de temps.

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#5 02/10/2017 11h58

Membre (2013)
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"Seulement il semblerait que ce procédé remettent en cause les conditions d’assurance de la banque en cas d’acte frauduleux sur les comptes bancaires… à vérifier."

C’est le cas. Si vous tranmettez vos identifiants d’accès à votre compte bancaire à un tiers, la banque considérera, jurisprudence à l’appui, que vous avez accepté que ce tiers intervienne sur votre compte.

Si ce tiers décide de faire un virement passant les conditions de validation sans vérification, vous n’avez aucun recours contre la banque pour l’exécution de ce virement, vous devrez vous retourner contre le tiers disposant de ces accès, et là, ca devient un vrai casse-tête pour des plateformes hébergées à l’étranger.

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#6 02/10/2017 13h54

Membre (2013)
Réputation :   42  

Bonjour,

Vous avez l’air de connaitre le sujet, j’ai lu ça il y a quelques temps déjà, mais il me semblait que le cas était pire. Le fait d’avoir communiquer ses identifiants à un seul tiers, annulait tout recours contre la banque en cas d’action frauduleuse sur les comptes, même si ces actions n’ont pas été effectuées par le tiers en question.

En savez-vous plus?

merci

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#7 02/10/2017 14h29

Membre (2015)
Réputation :   60  

Au delà de l’aspect légal, d’un point de vue sécurité informatique, il faut être fou pour donner un mot de passe personnel à un tiers… pour peu que comme beaucoup de personne vous utilisiez le même pour plusieurs banques.

Bref, bannissez ce point de votre esprit et gérez vous même vo(s)tre compte(s). Ce n’est pas 10 minutes / mois à checker que les virements sont arrivé qui vont faire la différence au contraire d’une procédure quasi perdue d’avance avec votre banque si un mouvement frauduleux est détecté.

Setanta

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#8 03/02/2018 22h59

Membre (2013)
Réputation :   42  

Petit feed back, Rentila, j’ai laissé tomber, ça ne m’apportait pas ce que je souhaitais. Je suis revenu à Excel, en attendant mieux.

Pour la signature électronique, j’ai souscrit le service Sell and Sign.

J’en suis plus que satisfait, avec la version de base (signature du document envoyé par mail via sms)

La boite est sérieuse, située en france, et j’ai eu un accompagnement personnalisé pour le premier document à faire signer avec une personne disponible est très sympas.

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#9 04/02/2018 00h17

Membre (2017)
Réputation :   19  

Bonjour.

Depuis l’année dernière j’utilise "rendementlocatif" en payant pour la gestion de mes biens.
Ce site peu géré jusqu’à 50 bien pour 30€ par mois au maximum.
Cela me permet d’envoyé en quasi automatique les quittances de loyer.
D’avoir tout type de document au format word ou pdf ( bail meublé ou non , état des lieux , inventaire des meubles…).
Je peu même envoyé un lien à un candidat potentiel pour qu’il m’informe de son profil ( salaire , age , garant etc ).
J’utilise aussi leur nouveau système "banque" qui ajoute automatiquement les loyers lorsqu’il sont payés.
Je fais la dessus peut-être une erreur comme vous dites plus haut.
J’oubli certainement d’autre avantage ou même des choses que je n’utilise pas sur ce site.

potter

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#10 04/02/2018 00h20

Membre (2013)
Réputation :   42  

Bonsoir, J’utilise le site depuis plusieurs années pour simuler mes investissements, mais je  ne l’ai pas encore testé en gestion locative. Souvent je rencontre un frein concernant la gestion de coloc. J’avais prévu de les tester dans l’année. A voir.

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#11 04/02/2018 00h23

Membre (2017)
Réputation :   19  

A quel niveau pensez vous que c’est un frein?
Je possède moi même une coloc a 4.
Il suffit juste pour ce même bien d’ajouté un locataire smile.
Ils sont plutôt réactif a mes emails dès que j’ai un soucis.

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#12 04/02/2018 00h27

Membre (2013)
Réputation :   42  

Eh bien je n’ai pas encore testé ce site dans sa version gestion locative, mais sur rentila, lorsque je voulais générer une quittance, tous les locataires du bien apparaissaient sur celle-ci, et si je voulais une quittance par locataire, il fallait créer autant de biens que de locataires, ce qui faussait la partie compta..

Après, il y avait peut être des solutions, mais comme ce n’étais pas simple à trouver, j’ai zappé ce logiciel.

C’est plus simple sur rendement-locatif  selon vous?

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[+1]    #13 04/02/2018 00h44

Membre (2017)
Réputation :   19  

Voici un exemple que je peux vous montré.




Que cela soit un seul locataire ou une coloc, il n’y a pas plus de difficulté.
Il suffit de cocher si vous voulez que le nom de tout les locataires apparaisse sur la quittance.
Apres vous pouvez modifié le texte par défaut du mail.
Cliquez sur le bouton et cela envoie directement le mail a la personne (préalablement enregistré) et la quittance en PDF.
De plus si votre locataire répond a cet email.Il vous sera directement adressé a l’adresse mail que vous aurez enregistré.
ps : par confidentialité j’ai forcément effacé a la va vite les noms qui apparaissaient.

Dernière modification par potterthekiller (04/02/2018 00h46)

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#14 03/01/2021 22h33

Membre (2018)
Réputation :   2  

Bonjour,

j’utilise rendementlocatif.com, très bien pour le suivi des paiement via synchronisation avec la banque et envoi automatique de la caution. Il y a possibilité de faire signer le bail électroniquement mais peu flexible et relativement cher je trouve (10 EUR).

Quelqu’un a-t-il un retour d’expérience sur hellosign, verisign ?

A bientôt

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#15 08/01/2021 11h35

Membre (2020)
Réputation :   5  

Bonjour,

Personnelement j’ai utilisé (comme signataire et propriétaire) YouSign qui est une boite française, Ils sont sérieux, c’est une boite française et ils ont des certifications (eIDAS et l’ANSSI pour la signature électronique)

Cela correspond bien à mon besoin et c’est simple d’utilisation

Concernant les solutions que vous évoquez, je suis désolé mais je ne les connais pas sad

Message édité par l’équipe de modération (11/01/2021 10h30) :
- suppression de la citation du message immédiatement précédent


Co-fondateur  Vestalis.io

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#16 09/01/2021 22h32

Membre (2018)
Réputation :   2  

Jje paie 10 euros par bail sur rendement locatif , combien pour yousign ?

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#17 11/01/2021 09h16

Membre (2020)
Réputation :   5  

Loiseaud, le 09/01/2021 a écrit :

Jje paie 10 euros par bail sur rendement locatif , combien pour yousign ?

Cela fonctionne avec un forfait 10 €/mois
Sinon personellement j’avais utilisé leur offre gratuite sur 14 jours (je n’avais qu’un document à faire signer)

Dernière modification par PierreF (11/01/2021 09h20)


Co-fondateur  Vestalis.io

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