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Forums des investisseurs heureux

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#1 03/07/2014 23h44 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

Membre
Réputation :   166 

Hello,

un autre sujet qui m’intéresse (en dehors de l’investissement!) est la gestion des mails. Certes c’est une super outil mais on devient vite submergé. L’idée est que l’on partage les idées ou techniques permettant de traiter au mieux un grand nombre de mails ou de gagner du temps sur cette activité.
Peut-être que l’on découvrira des trucs et astuces utiles! Je commence:

- filtrage des mails: très utiles pour écarter des mails ayant une importance ou très souvent un impact ou une urgence très faible. Utile pour avoir une boîte de réception qui lorsque on l’outre ne contient que des mails importants et utiles. On a moins de mails mais des mails utiles.
- répondre rapidement à des mails. Initialement, j’attachais beaucoup d’importance au formalisme, politesse mais je me suis progressivement rendu compte que je faisais perdre du temps au destinataire ainsi que le mien. Attention lors d’un premier échange de mails je reste très formel mais dans le temps cela évoluer au fur et à mesure des échanges. Après je me permet toujours une petite blague (ou beaucoup d’enthousiasme) avec les personnes que j’apprécie. Je pense qu’il y a un travail à faire sur soi pour ne pas être vexé d’une réponse courte.
- ne pas répondre. Au départ, je m’attachais à répondre à tous les mails mais c’étais juste trop chronophage et on se retrouve rapidement débordé. Quand je ne réponds pas, je considère que cela doit être compris que je suis d’accord et que c’est tout bon. Un peu le principe juridique: le silence vaut acceptation.
-faire des mails super précis pour ne pas avoir 15 échanges de mails alors que tout peut être indiqué dans le mail initial. Je suis loin d’être parfait mais j’y travaille.
-un classique mais toujours utile: un adresse mail poubelle pour tout ce qui est publicité.
-vérifier moins souvent ses mails dans la journée. Très difficile pour moi ce qui montre une (trop!) grande dépendance à l’égard du "check mail"!
- répondre tout de suite à un mail reçu: c’est vrai c’est rapide et instantané mais pas pour tous les mails. La réception d’un mail ne doit signifier qu’ils doivent tous être répondu dans l’instant.
- au final un bon coup de téléphone vaut bien plusieurs mails!

Plus sur le côté pratique de certaines messagerie, on pourrait lister des astuces intéressantes.
Je commence avec gmail:
-j’adore la fonction filtre et plus particulièrement l’opération archive, marqué comme lu et mettre dans un dossier ou supprimer,
- la boîte de réception prioritaire est peu utile à mon avis car pas visible sur une smartphone.
- les répondes automatiques: pas mal mais il ne faut vraiment pas se tromper à qui c’est envoyé. Personnellement, je ne m’en sers pas.

Pour outlook:
- désactiver le signal sonore et l’icone qui apparaît qu’un nouveau message arrive.

Cheers
Jeremy

Dernière modification par InvestisseurHeureux (04/07/2014 08h15)

Mots-clés : gestion de mails

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#2 04/07/2014 05h07 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

Membre
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Bonjour,
Très bonne thématique que celle ouverte. J’y apporterai également la nécessité de définir les personnes qui sont à mettre en destinataire ( nous attendons une action de leur part) et celles en copie (à titre informatif). Nous nous retrouvons très souvent, dans le milieu professionnel, avec des messages qui arrivent sans que cette ventilation ait été faite.

Pour le côté signalement dès réception d’un message, systématiquement je le fais retirer car autrement le nouveau message arrivant nous empêche de nous focaliser sur des thématiques qui nécessitent de la réflexion.

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#3 04/07/2014 08h21 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

Administrateur
Réputation :   1307 

Consulter ses mails 1 fois / jour

Pour gagner du temps, on peut considérer le traitement de ses mails comme une tâche. Par exemple tous les jours de 17h00 à 17h30.

Ne plus être dépendant de sa messagerie fait un bien fou.

Ne plus répondre aux mails malpolis ou sans intérêt

Quand j’ai commencé à travailler, je me faisais un devoir de répondre à tous mes mails profs ou persos.

Maintenant il m’arrive régulièrement de supprimer direct un mail d’un inconnu qui ne commence pas par "Bonjour". Après tout, si l’émetteur souhaite que je prenne sur mon temps pour répondre, qu’il commence par prendre sur le sien pour être poli.

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#4 04/07/2014 08h31 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

Membre
Réputation :   77 

Bonjour,

1 - ne pas hésiter à mettre des printscreen dans ses mails : une image vaut parfois mieux qu’un long discours

2 - ne pas laisser traîner des mails sans réponse, répondre de suite si possible. Si aucune réponse n’a lieu d’être, classer le mail dans un dossier "entièrement traîté", ou le supprimer.

3 - ne JAMAIS s’inscrire sur des sites avec son adresse pro. Cela semble être une évidence, et pourtant… Je suis souvent mis en déviation lorsque des collègues sont absent, et j’en ai marre des pubs pour des agences de voyages notament qui me sont déviées!

4 - user et abuser des rappels!

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#5 04/07/2014 10h21 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

Membre
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L’archivage:
Que ce soit à l’aide de catégories ou d’archives différentes, savoir retrouver un vieux mail rapidement peut parfois être utile (en ayant différentes archives assez precises sans être trop nombreuses, ça me prends une demi-seconde de plus que d’archiver dans une archive unique, et est bcp plus rapide pour retrouver des mails.
Archivez hors-messagerie, sur disque, des archives de taille assez raisonnable (perso, je me limite à 500Mo max).

Le traitement:
Ne pas passer 10 mins sur un mail. Supprimer/Archiver/Répondre/Prendre une action: ça se voit en général très vite, pas besoin de lire en détail / relire plusieurs fois dans la casi-totalité des cas. Il peut y avoir besoin de lire en détail dans certains cas. Evitez de relire autant que possible, si une lecture attentive ne suffit pas, il est probablement préférable de téléphoner à la personne.

Le ménage:
Faites du ménage une fois de temps en temps (1h / semaine, 2h/mois, selon le nb de mails que vous laissez de côté), pour traiter/vider des messages que vous avez pu oublier/laisser de côté.

Consulter ses mails 1 fois / jour
Pour gagner du temps, on peut considérer le traitement de ses mails comme une tâche. Par exemple tous les jours de 17h00 à 17h30.
Ne plus être dépendant de sa messagerie fait un bien fou.

Pour généraliser ce point, je dirais que répondre à sa messagerie ne doit pas se faire à la place d’une de vos autres tâches.
Perso, je regarde mes mails :
- quand j’ai de l’avance sur une de mes tâches (j’avais 2 heures, j’ai fait en 1h 50 => j’ai 10 mins à consacrer à mes mails).
- quand j’ai du temps où je ne peux rien faire d’autre (j’attend un ami => je sors mon téléphone et regarde mes mails le temps qu’il arrive).

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#6 04/07/2014 12h17 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

Membre
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bonjour,

au delà de tout ce qui est dit ci-dessus, je rajouterai :
ne pas relire un email : savoir ce qu’il devient dès qu’on l’a lu : classé, supprimé, transféré. mais on ne revient pas sur un mail déjà lu.
le vendredi soir, ne pas avoir plus de 10 mails dans sa boite.

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#7 20/11/2016 14h37 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

Membre
Réputation :   161 

Je relance cette conversation sous un éclairage un peu différent : je cherche à créer un nouveau compte courriel/email du fait des déboires (hacking) de Yahoo!, du big-brotherism de Google et des difficultés que je rencontre avec Hotmail/Outlook.

Je vois que mail.com a une offre gratuite, mais ce qui m’intéresse c’est d’abord la qualité des services.

Quelqu’un a-t-il ici une expérience avec mail.com ou une autre offre ? Je ne veux pas d’une adresse trop localisée (.fr, .it, .de etc).

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#8 20/11/2016 14h44 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

Membre
Réputation :   

Bonjour,

Pour ma part je possède depuis plusieurs années une adresse mail en laposte.net.

Le seul défaut qui m’a quelques fois posé problème c’est la taille maximum des pièces jointes, 20Mo de mémoire.

Afloman


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#9 20/11/2016 14h48 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

Membre
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J’ai déjà utilisé SaluSafe (ici - en anglais).

Mon utilisation en a toujours été basique, mais tout à toujours bien fonctionné. L’adresse est en ".com", la messagerie est cryptée et il existe une version gratuite du service.


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#10 20/11/2016 15h05 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

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Je reste fidèle à caramail.com wink
Beaucoup diront que ça n’existe plus mais si, on pouvait garder son adresse. En fait c’est pareil que gmx.com qui est allemand et que je recommande.

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#11 20/11/2016 15h37 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

Membre
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Je paie mon nom de domaine, pour une somme dérisoire (15,60 euros par an), disons monNomDeFamille.com. Je fais appel aux services de Gandi, qui n’est peut-être pas meilleur que ses concurrents mais j’ai commencé chez eux et pour une somme aussi faible je ne fais pas l’effort de faire jouer la concurrence.

Pour cette somme je peux me créer des adresses mails à volonté (pratique pour savoir d’où viennent les spams, et fermer les adresses quand il en arrive trop). Mon prestataire me fournit un accès imap et un webmail qui marche bien, avec stockage gratuit jusqu’à 1 Go. J’archive annuellement mes mails sur mes disques durs personnels à la maison.

L’administration du tout est très simple, à moins que je ne sois simplement habitué ;-).

Le service est de bonne qualité, rarement en rade et jamais durablement ; je n’ai aucune exigence spécifique donc ça me va très bien, après faut voir ce qui est sensible pour vous, ça ne vous irait pas forcément.

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#12 20/11/2016 15h47 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

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@GillesDeNantes : J’ai moi aussi mon propre nom de domaine "nominatif", en .fr et .com. Cela ne m’empêche pas de créer de temps à autres des adresses secondaires lorsque je ne souhaite pas utiliser mon adresse principale. Je suis chez 1and1, et par contre ils viennent de sacrément augmenter leurs tarifs depuis deux mois sad


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#13 20/11/2016 15h48 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

Membre
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depuis ce matin, laposte.net en rade …

laposte.net a écrit :

HTTP ERROR 502

Problem accessing ZCS upstream server. Cannot connect to the ZCS upstream server. Connection is refused.
Possible reasons:

upstream server is unreachable
upstream server is currently being upgraded
upstream server is down
Please contact your ZCS administrator to fix the problem.

Powered by Nginx-Zimbra://

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#14 20/11/2016 15h56 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

Membre
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laposte.net afloman c’est déjà trop localisé pour l’oiseau migrateur que je suis …

J’ai tenté de voir ce que donne salusafe Mr Neo mais il faut (dans la version gratuite) d’abord télécharger et installer un programme, j’ai peur que ça rende son utilisation un peu compliquée en particulier en voyage. Avant le .com il y a salusafe ou on peut choisir autre chose ? Et puis ils ne disent pas si leur offre premium standard à $17,99 est un prix mensuel ou annuel - ce que je suppose.

Pour gmx c’est la version gratuite ou celle à 3€/mois que vous avez kc ? En venant de faire un essai avec mail.com, je crois comprendre que c’est un faux nez pour gmx, puisque c’est eux qui m’envoient un courriel de confirmation. Je vais voir ce que ça donne à l’usage.

GdeNantes je fais déjà comme vous et Neo avec une extension en eu. et je confirme que Gandi.net est un très bon prestataire français pour moins de 15€/an. Mais mon nom de domaine est trop spécialisé … 

Merci pour toutes vos réponses.

Dernière modification par sat (20/11/2016 16h33)

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#15 20/11/2016 16h06 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

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Le service de mail sécurisé qui a la meilleure réputation est sans aucun doute protonmail. il sont opensource et ont une excellente fiabilité.

ProtonMail - Pricing

il y a des comptes gratuits  et sur les comptes payants on peut avoir une adresse liée à un nom de domaine custom.

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#16 20/11/2016 16h10 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

Membre
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sat a écrit :

Pour gmx c’est la version gratuite ou celle à 3€/mois que vous avez kc ?

La version gratuite, jamais je n’envisagerais de payer pour ce genre de services.

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#17 20/11/2016 16h38 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

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Sat a écrit :

Avant le .com il y a salusafe ou on peut choisir autre chose ? Et puis ils ne disent pas si leur offre premium standard à $17,99 est un prix mensuel ou annuel - ce que je suppose

Avant le .com c’est uniquement "SaluSafe" qui est possible. Au niveau du prix je n’en ai aucune idée, puisque je n’ai utilisé que la version gratuite.
Concernant le téléchargement du "programme", mon utilisation s’est limitée uniquement à du mobile (tablette tactile) avec donc l’appli de la messagerie.


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#18 20/11/2016 20h47 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

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Personnellement j’ai une adresse email chez OVH avec un nom de domaine associé, c’est sérieux avec webmail, imap …
Je suis effaré du nombre de personnes ayant une adresse email chez Gmail et qui ne se rendent pas compte de tout ce que Google ramasse comme informations sur eux.

J’ai aussi constaté dernièrement qu’un magasin de prothèses auditives stockait tout chez google : les emails, les dosseirs clients, les données fournisseurs, devis … parce que c’est gratuit et "super pratique".
Le jour où google constatera que le secteur des prothèses auditives est financièrement intéressant et qu’il s’y lance …

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#19 21/11/2016 01h20 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

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Je partage votre constat Zebonder. J’utilise moi-même gmail mais sais que je devrais changer.
D’une manière générale je déconseille l’utilisation d’applications ou programmes (c’est la même chose). C’est le meilleur moyen de croire que l’on a envoyé un message et il reste stocké dans une file avant de partir à la prochaine réception. Idem pour la réception. Ceux qui utilisent outlook express ont le même problème.
Conseiller laposte.net franchement je ne le ferais pas, ce n’est pas leur métier et c’est franco-français.

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#20 21/11/2016 10h34 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

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Personnellement, j’utilise quelques conseils pour ne pas etre débordé par la gestion des mails, l’objectif est d’être efficace au maximum possible :
-> Prioriser dès l’arrivée des mails en se posant 2 questions : est-ce Urgent ? est-ce Important ? Si les 2 réponses sont Oui, Répondre dans l’Immédiat. Si les 2 réponses sont Non, classer en Non Lu & répondre ultérieurement.
-> Se désabonner systématiquement à toutes les formes de publicité/promotion
-> Faire des Réponses courtes et Précises. Eviter les litanies d’écriture sans intérêt.

En revanche, il est indispensable de savoir mettre les formes sur les mails, c’est un respect pour le destinataire.

Enfin, par nature, la langue française est pleine de connotations, à l’instar de la parole, avec un peu d’expérience, il est facilement décelable de lire les mails à travers les lignes pour découvrir le vrai sens de votre interlocuteur. Il est donc important de soigner sa "présentation".

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#21 21/11/2016 18h47 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

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Jeyfox a écrit :

Je commence avec gmail:
-j’adore la fonction filtre et plus particulièrement l’opération archive, marqué comme lu et mettre dans un dossier ou supprimer

C’est un peu technique (mais il y a beaucoup d’informaticiens par ici), mais il est possible d’avoir une boîte aux lettres auto-nettoyante sous Gmail, en utilisant une combinaison de filtres+labels ("à supprimer après X jours", "à archiver après X jours") et de scripts (on en trouve sur Internet, qui peuvent être personnalisés, par exemple ici).

Je m’en sers pour des alertes que je souhaite recevoir (sinon ce serait filtre poubelle de suite), mais qui perdent leur intérêt rapidement.
Exemples :
- franchissement d’un seuil de cours pour une action,
- alerte sur un problème dans les transports,
- notification de nouveau message dans une file de forum.
Ces mails sont automatiquement supprimés au bout de 1 jour (d’autres au bout de 30 / 360 jours).

A contrario, les avis d’opérés sont automatiquement archivés au bout de 10 jours (ainsi que d’autres notifications que je souhaite conserver, e.g. factures, …).

Dernière modification par namo (22/11/2016 11h54)


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#22 22/11/2016 11h05 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

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D’accord avec Zebonder et kc, je trouve que les comptes "gratuits" récoltent beaucoup d’infos sur vous et je ne suis pas à l’aise avec ça, même si je comprends qu’il faut bien qu’ils gagnent de l’argent quelque part. Je sais qu’il y a des gens qui voient ça comme une aide ou un service mais j’ai plutôt l’impression qu’on veut m’enfermer dans une prison commerciale …

J’ai regardé Protonmail Gaspode, ça a l’air intéressant, mais il y a pour moi un incovénient, ils n’offrent pas un raccordement IMAP. Pour ma part je n’ai pas de problèmes majeurs dans l’utilisation d’un programme de messagerie (Mail sous MacOS), même s’il y a en effet parfois des délais, en particulier si le message va à tort dans la case junk/spam.

Pour revenir au sujet initial dans lequel namo nous ramène, c’est en effet une bonne idée d’utiliser des filtres dans le cadre de ses investissements et alertes, je suis preneur d’une description plus détaillée encore et je vais aller googler le sujet.

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#23 22/11/2016 12h00 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

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namo a écrit :

de scripts (on en trouve sur Internet, qui peuvent être personnalisés, par exemple ici).

sat, j’ai mis à jour mon message avec le lien vers le script dont je me suis inspiré.

Pour créer le filtre qui appliquera le label, il y a l’aide de Gmail et, j’imagine, de nombreux tutoriels en ligne. En fait, vous pouvez créer un filtre à partir de n’importe quelle recherche (cliquer sur la flèche orientée vers le bas, à droite du champ de recherche).

Pour ce qui est de Gmail, je ne suis pas forcément un fan de Google, mais la facilité d’utilisation et surtout la disponibilité et la fonction recherche m’ont conquis et me retiennent : l’IMAP est plus lent (surtout la recherche) et pas toujours accessible (depuis un réseau d’entreprise).
Donc je laisse Google m’espionner. Au moins, je suis assez bien protégé sur le Web (c’est un tout autre sujet, mais je glisse une recommandation pour les extensions de navigateur uBlock Origin - pour tout le monde -, et uMatrix - pour les plus geeks).

Dernière modification par namo (22/11/2016 12h05)


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#24 22/11/2016 15h22 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

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Sat a écrit :

J’ai regardé Protonmail Gaspode, ça a l’air intéressant, mais il y a pour moi un incovénient, ils n’offrent pas un raccordement IMAP.

Ca a été annoncé en Juillet pour release en fin d’année.

IMAP/SMTP + TLS support ? Customer Feedback for ProtonMail

PS: je ne suis pas utilisateur de Protonmail, mais pense y passer dès qu’ils offrent le dit support.

Il y a 2 autres solutions de qualité que je connais : Mailfence et tunatona

Un gros avantage de Mailfence est qu’ils vous permettent d’utiliser vos propres clés PGP. Ils supportent Imap-s et Smtp-s.

Mais à ma connaissance, protonmail est une solution plus professionnelle, même si ils n’offrent pas toute les fonctionalités de mailfence.

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#25 23/11/2016 18h34 → Emails : comment optimiser la gestion de ses mails ? (gestion de mails)

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Pour ceux qui voudraient creuser le sujet protonmail  : Mr robot uses protonmail, but it still isn’t fully secure


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